Chytré tiskárny OKI splní GDPR
Podceňovanou hrozbou v oblasti GDPR je využívání tiskáren. Nejde však jen o samotný lidský faktor, kdy lidé často zapomínají vytištěné listy s důležitými informacemi v tiskárně. Je totiž nutné zajistit i dostatečně bezpečnou komunikaci mezi počítačem a tiskárnou. Společnost OKI rozšířila nabídku o chytrou multifunkční tiskárnu OKI MC853dn, která plní pravidla GDPR. Co vlastně taková tiskárna umí a zvládne její zprovoznění opravdu každý? A jak tisknout dokumenty v souladu s GDPR?
Tisk firemních dokumentů z pohledu GDPR
Základem je, aby byl při tisku či skenování dokumentů s osobními údaji přístup k těmto informacím prokazatelně omezen jen na oprávněné osoby. Dalším aspektem je zabezpečení přenášených a uchovávaných informací v elektronické podobě šifrováním.
Typické případy z praxe zahrnují například situaci, kdy je tisk dokumentů umožněn pouze po předchozí autentizaci (PIN, čipová karta) přímo u tiskárny, což zaručuje, že si dokumenty vytiskla konkrétní osoba. A platí to i při skenování, které by nemělo probíhat na sdílené úložiště, kde má k souborům přístup každý, ale třeba do osobní sdílené složky, do systému pro správu dokumentů s regulovanými přístupovými právy či do e-mailové schránky.
To vše umožňují moderní kancelářské tiskárny a multifunkce, často označované jako „chytré“ nebo s „otevřenou platformou“, jež má v nabídce japonská značka OKI, která se na kancelářský tisk specializuje.
Co je GDPR?
GDPR (General Data Protection Regulation) je nová právní norma Evropské unie, která vstoupila v účinnost 25. května 2018. Trošku krkolomný český překlad zkratky GDPR zní Obecné nařízení o ochraně osobních údajů. Při špatném nakládání s osobními údaji hrozí pokuta až do výše 20 milionů EUR nebo 4 % z ročního obratu firmy. Takto vysoká částka může být likvidační i pro zavedenou firmu s dobrým cashflow.
Chytrá multifunkce OKI MC853dn
Typickým zástupcem nové generace chytrých multifunkčních tiskáren je A3 LED multifunkce OKI MC853dn. Je perfektní volbou pro pracovní skupiny, kterým nabízí vynikající kvalitu tisku a kopírovací funkce – to vše v kompaktním, ale výkonném zařízení. Efektivní profesionální multifunkci lze díky ceně hluboko pod 40 tisíc bez DPH účetně uplatnit přímo do nákladů, za tuto cenu přitom poskytuje všechny funkce, které byste očekávali u mnohem dražších A3 zařízení.
OKI MC853dn je barevná tiskárna formátu A3, jež je zcela vhodná i pro mnohem častější rozměr A4. Vyhoví požadavkům na rychlý oboustranný tisk, kopírování, skenování a faxování. Samozřejmostí je spolehlivost a nenáročná výměna spotřebního materiálu. Praktická je také přizpůsobitelná 7" barevná dotyková LCD obrazovka s intuitivním systémem nabídek pro snadnou obsluhu a s vylepšenými funkcemi nápovědy i maker pro časté úkony.
Výkonná kompaktní barevná multifunkční tiskárna A3 MC853 nabízí vynikající kvalitu tisku i funkce pro kopírování a je ideální pro malé pracovní skupiny.
Platforma SXP zajistí, že se chytrá multifunkční tiskárna OKI MC853dn stane srdcem firemního systému práce s dokumenty. O vysoké kvalitě výrobků OKI svědčí i prodloužení standardní záruční doby na 3 roky po jejich registraci, navíc se servisem přímo u uživatele.
Samostatnou kapitolou jsou náklady na spotřební materiál, jejichž výše je pro mnoho zákazníků klíčová. OKI MC853dn je v tomto směru úsporné zařízení. Samostatné tonerové kazety mají kapacitu 7 000 stran (černá), a dokonce 7 300 stran pro barevné varianty (žlutá, purpurová, azurová). Při vysokém tiskovém zatížení pak bude nutné jednou za čas vyměnit i jednotlivé obrazové válce s životností 30 000 stran.
OKI nabízí pokročilé funkce zdarma
Často se stává, že firmy využívají u tiskových zařízení jen základní funkce. Ty pokročilé, složitější na zprovoznění, příliš nevyužívají. Nadstandardní možnosti přitom často nabízí software dodávaný výrobci zdarma spolu s tiskárnami, jako je například Sendys Explorer Lite pro správu dokumentů či Sendys Output Manager pro řízení firemního tisku. Ty mají potenciál nahradit zvláště v menších firmách placená nadstavbová řešení. Některé funkce, dosud v nemalé míře opomíjené, budou v souvislosti s GDPR považovány, když ne za nutné, tak alespoň za doporučené. Pokud jde o samotná osobní data, v souvislosti s tiskem se mohou objevit zejména následující slabiny:
- Osobní data jsou při tisku přenášena přes síť v nešifrované podobě.
- Osobní data jsou při tisku ukládána nešifrovaná na tiskových serverech nebo pevných discích tiskárny.
- Osobní data jsou v tiskárně uchovávána i po provedení tiskové úlohy.
- Dokumenty obsahující osobní údaje skončí v nesprávných rukou na výstupním zásobníku tiskárny.
- Neexistuje dostatečný přehled o pohybu dokumentů (například v kolika existují kopiích, kdo je vytiskl nebo zkopíroval).
Doporučení při tisku osobních údajů
Do interních firemních předpisů pro tisk je v souvislosti s GDPR vhodné zvážit doplnění následujících pravidel:
- Zabezpečený tisk výhradně po autentizaci přes PIN/čipovou kartu (vyzvednutí jen po zadání, v případě většího počtu zařízení zvážit nasazení řešení umožňujícího funkci Follow Me).
- Bezpečné mazání hard disku tiskárny doplněné o časově definované mazání konkrétního souboru.
- Šifrování přenosu tiskových dat mezi zařízením a tiskárnou, např. pomocí funkce Private Print pro šifrovaný přenos dat.
- Analyzovat nasazení lokálních tiskáren do oddělení, kde se ve zvýšené míře pracuje s osobními údaji (např. mzdové, personální, marketingové, obchodní oddělení).
- Bezpečné nastavení ukládání skenovaných úloh, zabezpečení naskenovaných souborů s možností fulltextového vyhledávání.
- Efektivní využití softwaru, který je součástí dodávky tiskárny, v případě OKI jde např. o Sendys Explorer Lite pro správu dokumentů a Sendys Output Manager pro řízení firemního tisku.
- Bezpečné nakládání s vytištěnými dokumenty obsahujícími osobní údaje a jejich bezpečné uchovávání.
- Bezpečné skartování, či jiný způsob likvidace tištěných dokumentů s osobními údaji.
GDPR je kontinuální proces, který musíte neustále plnit na maximální možné úrovni.
Sami vidíte, že splnit podmínky GDPR není úplně jednoduché. Pokud chcete mít z krku alespoň tisk citlivých dokumentů, pak zvolte chytré multifunkční zařízení OKI MC853dn. Za slušné peníze dostanete všestrannou barevnou multifunkční tiskárnu, jež se snadno používá.
GDPR desatero pro malé podniky a živnostníky
Úřad pro ochranu osobních údajů vydal desatero pro správce, které je zestručněním základních pravidel ochrany osobních údajů, využitelné malými správci údajů, živnostníky či menšími podniky, coby základní jednoduchý návod, jak zacházet s osobními údaji.
- Zpracování údajů, ať je nařízeno zákonem, prováděno z vůle správce, nebo po dohodě či se souhlasem dotčených osob, musí být legitimní a nesmí být v rozporu s právními předpisy či morálkou.
- Každé zpracování údajů musí být založeno na některém ze základních důvodů (právních titulů pro zpracování), nejčastěji se jedná o smluvní plnění, výkon právních povinností či plnění zákonného oprávnění, výkon veřejné moci nebo zpracování na základě souhlasu dotčené osoby.
- Každý, kdo shromažďuje, dále zpracovává a uchovává osobní údaje, musí jasně vymezit (stanovit a být schopen vysvětlit) sledovaný záměr – účel zpracování údajů.
- Všechny způsoby a formy, rozsah zpracování a doba uchovávání údajů musí být vždy přiměřené účelu zpracování.
- Pokud detaily zpracování stanoví veřejnoprávní předpis, nelze se od nich většinou odchýlit. Každé zpracování ve veřejném sektoru musí mít jasný zákonný podklad, takové zpracování nelze nahradit souhlasem se zpracováním údajů.
- Správce i zpracovatel osobních údajů musí osobní údaje patřičně zabezpečit a chránit organizačními a technickými opatřeními – v míře odpovídající rizikovosti zpracování.
- Zpracování by mělo být vůči dotčeným fyzickým osobám prováděno férově, korektně a transparentně. Informace o zpracování poskytované subjektu údajů musí být zřetelné, jednoznačné a srozumitelné, v rozsahu odpovídajícímu konkrétní situaci.
- Zpracování nesmí nadměrně zasahovat do soukromí. Správci mohou volit různé přiměřené prostředky zpracování, v případě moderních technologií jsou však povinni zvážit nová rizika i dopady do soukromí jednotlivců. Zejména musí uvážit důvodnost a oprávněnost každého sdílení či zveřejnění negativních či jinak citlivých údajů.
- Po naplnění účelu zpracování je dána povinnost osobní údaje zlikvidovat. Delší dobu uchování mohou stanovit zákonná pravidla pro archivaci nebo zvláštní využívání údajů (státní statistická služba, nemocenské a důchodové pojištění apod.).
- V rámci EU je v každé členské zemi zaručena unifikovaná ochrana osobních údajů, kterou stanoví obecné nařízení (GDPR). Předávat osobní údaje mimo Evropskou unii lze jen za splnění dodatečných pravidel, nebo za určitých okolností, jako je např. plnění smlouvy se subjektem údajů.